Circolare - 20/02/2018 - Prot. n. 1500 - Notifica sanzioni amministrative a mezzo PEC

DIPARTIMENTO DELLA PUBBLICA SICUREZZA 
Direzione Centrale per la Polizia Stradale, Ferroviaria,
delle Comunicazioni e per i reparti Speciali della Polizia di Stato

Prot. n. 300/A/1500/18/127/9

Roma, 20 febbraio 2018

OGGETTO: Notificazione a mezzo posta elettronica certificata delle sanzioni amministrative per violazioni del Codice della Strada.

Nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica, S.O. n. 12 del 16 gennaio 2018, è stato pubblicato il decreto interministeriale 18 dicembre 2017 recante la "Disciplina delle procedure per la notificazione dei verbali di accertamento delle violazioni del codice della strada, tramite posta elettronica certificata" (di seguito, solo decreto). 
Il decreto, emanato dal Ministro dell'Interno, di concerto con i Ministri della Giustizia, delle Infrastrutture e dei Trasporti, dell'Economia e delle Finanze e per la Semplificazione e la Pubblica Amministrazione, da attuazione al disposto dell'art. 20, comma 5 quater, del D.L. n. 69 del 2013, convertito, con modificazioni, dalla Legge n. 98 del 2013, che demandava ad un provvedimento di normazione secondaria la definizione delle procedure per la notificazione dei verbali di accertamento delle violazioni del codice della strada, tramite posta elettronica certificata.
In linea con le disposizioni generali del Codice per l'Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82 del 2005 e successive modificazioni, (di seguito CAD), il decreto determina: 
- i soggetti a cui il verbale di contestazione deve essere inviato a mezzo PEC;
- il contenuto minimo del messaggio di PEC e dei relativi allegati in modo che sia garantita l'uniformità degli atti che sono inviati ai soggetti responsabili di illeciti stradali;
- il momento e la documentazione occorrente per considerare gli atti inviati mediante PEC come notificati e conoscibili ai destinatari e per considerare la ricevuta completa di consegna del messaggio PEC come documento idoneo a certificare l'avvenuta notifica dell'atto stesso, in conformità a quanto stabilito dal decreto del Presidente della Repubblica n. 68 del 2005;
- le procedure di notificazione nel caso in cui non sia concretamente possibile effettuarle attraverso la PEC, nel rispetto dei termini previsti per la notificazione di cui all'art. 201 del Codice della strada (di seguito CdS).

1. Atti che possono essere notificati con posta elettronica certificata.
L'articolo 2 circoscrive l'ambito di applicazione del decreto al procedimento di notificazione dei soli verbali di contestazione, redatti a seguito dell'accertamento di violazioni del codice della strada, con esclusione, pertanto, dei verbali relativi alle sanzioni amministrative previste da altre norme. Si ritiene che il decreto si applichi anche alle violazioni della legge 13 novembre 1978, n. 727 e s.m.i., relativa al cronotachigrafo, in quanto espressamente richiamata dal codice della strada per l'applicazione delle norme di cui al titolo VI.
Tuttavia, anche in ossequio al principio di economicità dell'attività della pubblica amministrazione, la procedura dettata dal decreto è comunque applicabile anche alla notificazione delle sanzioni amministrative accessorie tramite posta elettronica certificata, qualora siano parte integrante del verbale di contestazione e vengano trasmesse unitamente allo stesso.
Inoltre, è opportuno chiarire che, in linea generale, qualsiasi comunicazione o provvedimento delle pubbliche amministrazioni deve essere portato a conoscenza del destinatario tramite il domicilio digitale dallo stesso dichiarato, che può essere costituito anche da un indirizzo di posta elettronica certificata. Secondo il combinato disposto degli articoli 3-bis e 6 CAD, infatti, le amministrazioni pubbliche, i gestori o esercenti di pubblici servizi e le società a controllo pubblico notificano direttamente presso i domicili digitali i propri atti, compresi i verbali relativi alle sanzioni amministrative, nel caso in cui il domicilio digitale eletto sia iscritto in uno degli indici nazionali previsti dagli articoli 6-bis, 6-ter e 6-quatcr CAD.
Si ritiene, pertanto, che anche tutti i verbali di contestazione relativi a sanzioni amministrative, le ordinanze di ingiunzione dell'autorità amministrativa ed ogni altra comunicazione relativa a qualsiasi procedimento amministrativo debba essere notificata in forma elettronica, ma secondo le regole dettate dal CAD.
Ciò premesso, con la presente circolare si intende fornire indicazioni di massima sul procedimento di notifica tramite PEC dei verbali di contestazione di violazioni del CdS e degli altri atti ad essi strettamente connessi che vengono trasmessi unitamente ai primi.

2. Soggetti nei cui confronti è obbligatoria la notifica dei verbali di contestazione per posta elettronica certificata.
La notificazione dei verbali di contestazione delle violazioni del codice della strada, finora sempre discrezionalmente possibile, a seguito delle modifiche apportate al CAD dal D.Lgs. n. 217 del 2017 e dell'entrata in vigore del decreto interministeriale del 16.1.2018 è divenuta un obbligo in presenza di determinati presupposti. 
La notificazione a mezzo PEC diventa, infatti, obbligatoria nel caso in cui l'autore della violazione, il proprietario o altro obbligato in solido ai sensi dell'art. 196 CdS abbiano fornito un valido indirizzo PEC all'organo di polizia procedente, in occasione dell'attività di accertamento dell'illecito, ovvero abbiano un domicilio digitale ai sensi dell'art. 3-bis CAD e delle relative disposizioni attuative.
In attesa del decreto di cui all'art. 3-bis, comma 3-bis, CAD, che fissa la data a decorrere dalla quale le comunicazioni delle pubbliche amministrazioni avverranno esclusivamente in forma elettronica anche per coloro che non hanno provveduto a eleggere un domicilio digitale, attualmente, un vero e proprio obbligo per l'organo accertatore di procedere a notifica tramite PEC sussiste nei confronti dei soggetti privati che abbiano fornito un valido indirizzo PEC in occasione dell'attività di accertamento dell'illecito e nei confronti dei soggetti obbligati a dotarsi di un domicilio digitale (Pubbliche Amministrazioni, Gestori di Pubblici Servizi, professionisti tenuti all'iscrizione in albi ed elenchi e i soggetti tenuti all'iscrizione nel registro delle imprese, i cui domicili digitali possono essere ricercati in pubblici elenchi per notificazioni e comunicazioni).
I pubblici elenchi cui fa riferimento l'art. 3 del decreto, nei quali possono essere ricercati i domicili digitali nel caso in cui manchi la comunicazione da parte dell'interessato, sono quelli previsti dall'art. 16-ter del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179 convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, che fa riferimento: 
- all'Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti (INI-PEC), di cui all'art. 6-bis CAD; 
- all'Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi (IPA), di cui all'art. 6-ter CAD; 
- all'Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato, non tenuti all'iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese, di cui all'art. 6-quater CAD; 
- al registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal Ministero della giustizia.
Gli indirizzi PEC presenti in tali elenchi, al fine di favorire lo scambio di informazioni e documenti con la pubblica amministrazione in formato elettronico, sono consultabili tramite appositi siti web senza necessità di autenticazione e senza oneri per la consultazione.
Pertanto, nel caso in cui il proprietario o altro obbligato in solido del veicolo siano una pubblica amministrazione o un gestore di pubblico servizio, persona giuridica o una persona fisica della quale si abbia certezza che si tratti di professionista iscritto all'albo, l'ufficio da cui dipende l'organo accertatore o che ha redatto il verbale di contestazione, qualora l'indirizzo PEC non sia stato precedentemente comunicato, avrà l'onere di ricercarlo all'interno di tali Indici, inserendo i dati identificativi del titolare. La consultazione degli elenchi ufficiali sarà, inoltre, utile per verificare la correttezza formale dell'indirizzo eventualmente già comunicato dall'interessato. Solo nel caso in cui non sia possibile risalire ad un valido indirizzo PEC tramite tale indice, la notifica sarà effettuata nei modi e nel rispetto delle forme e dei termini del codice della strada, con oneri a carico del destinatario.
Ove l'indirizzo PEC non sia stato fornito in occasione dell'attività di accertamento, in attesa della formazione del pubblico elenco dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato non tenuti all'iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese, di cui all'art. 6-quater CAD, nel quale ricercare un valido indirizzo PEC, le notifiche dei verbali di contestazione a tali soggetti seguiranno la procedura ordinaria.
Il decreto ed il CAD, pur sancendo un obbligo di notifica a mezzo PEC nei limiti e alle condizioni esaminate, non fanno cenno circa l'efficacia di una notifica effettuata tramite posta ordinaria o tramite messi senza aver prima esperito il tentativo con la PEC. In merito, secondo quanto può evincersi dalla lettura delle norme ed in ossequio ai principi generali in tema di notificazione e conoscibilità degli atti, si ritiene che la notifica nei modi ordinari debba considerarsi comunque idonea a produrre gli effetti di legge, ove si sia perfezionata in conformità alle norme in materia.
Naturalmente, in tale ipotesi, in considerazione del disposto di cui al secondo periodo del comma 4 dell'art. 3-bis CAD, per cui ogni altra forma di comunicazione, diversa da quella effettuata presso il domicilio digitale del destinatario, non può produrre effetti per questo pregiudizievoli, il destinatario conserva la facoltà di richiedere all'organo accertatore la restituzione delle spese di notifica addebitate con il verbale di contestazione, ove corrisposte. In tal caso, l'interessato ha l'onere di provare di essere titolare di un valido indirizzo PEC, nonché di averlo inserito in uno degli elenchi ufficiali, ovvero di averlo comunicato all'organo accertatore in occasione della contestazione della violazione.

3. Modalità di notifica a mezzo posta elettronica certificata.
In presenza di un valido indirizzo di posta elettronica certificata comunicato dall'interessato o reperito presso l'indice di cui agli artt. 6-bis e 6-ter CAD - e, quando sarà disponibile, presso l'indice di cui all'art. 6-quater CAD - l'ufficio da cui dipende l'organo accertatore ha l'obbligo di effettuare la notifica del verbale di contestazione della violazione, e delle eventuali sanzioni accessorie connesse, in forma elettronica.
A tal fine, l'organo di polizia che ha accertato la violazione, oltre ai consueti dati del trasgressore e, se diverso, dell'obbligato in solido, utili alla verbalizzazione, dovrà acquisire anche l'indirizzo PEC (o altro domicilio digitale) di entrambi. Per reperire i dati dell'obbligato in solido non presente al momento dell'accertamento della violazione sarà sufficiente effettuare un'interrogazione dei dati dei veicoli presenti all'interno del PRA, dove, oltre agli elementi necessari alla notifica, dovrà essere reperito anche il codice fiscale del soggetto al quale dovrà essere notificato il verbale. Tale dato è particolarmente utile per ricercare il domicilio digitale all'interno dei citati elenchi in quanto, in mancanza, il sistema, per poter fornire un risultato certo, richiede la compilazione di più campi con informazioni che sono difficilmente reperibili.
Secondo l'art. 4 del decreto, il messaggio di posta elettronica certificata contenente il verbale di contestazione della violazione del Codice della Strada ed ogni altro eventuale verbale ad esso collegato deve riportare nell'oggetto la dicitura "atto amministrativo relativo ad una sanzione amministrativa prevista dal codice della strada". Ragioni di opportunità suggeriscono di indicare, di seguito a tale dicitura, anche il numero e la data del verbale di contestazione.
Ad esso devono essere allegati: 
1. copia per immagine su supporto informatico di documento analogico del verbale di contestazione, ovvero un duplicato o copia informatica di documento informatico del verbale di contestazione; 
2. una relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale, in cui devono essere riportate informazioni relative a:
• ufficio che ha provveduto alla spedizione dell'atto,
• responsabile del procedimento di notificazione e, se diverso dal primo, di chi ha curato la redazione dell'atto notificato,
• esercizio del diritto di accesso;
deve, inoltre, essere riportato l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui è diretta la notificazione e l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto ovvero le modalità con le quali è stato comunicato dal destinatario; 
3. ogni altra comunicazione o informazione utile al destinatario per esercitare il proprio diritto alla difesa ovvero ogni altro diritto o interesse tutelato.

4. Modalità di formazione del documento informatico da allegare alla PEC.  
Il documento informatico deve essere formato secondo le regole dettate dall'articolo 20, comma 1-bis, CAD e munito di attestazione di conformità all'originale secondo quanto previsto dagli articoli 22 e 23-bis CAD a seconda che si tratti di copia per immagine su supporto informatico di documento analogico del verbale di contestazione e degli altri atti allegati, ovvero di duplicato o copia informatica di documento informatico dei medesimi. 
Atteso che, a seguito della modifica del CAD intervenuta ad opera del D.Lgs. 13 dicembre 2017, n. 217, le regole tecniche saranno contenute nelle linee guida che dovranno essere adottate da AgID, previa consultazione pubblica, al fine di dare compiuta attuazione al decreto, si ritiene che debbano trovare applicazione le regole tecniche già in vigore prima del 27 gennaio 2018, dettate con DPCM 13 novembre 2014 recante "Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005".
Per la formazione del documento informatico occorre fare riferimento agli articoli 3 e 9 del DPCM, che dettano le modalità con cui può essere adottato e le caratteristiche che possiede alla fine del procedimento. Il documento amministrativo informatico assume, infatti, le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, solo se prodotto secondo una delle modalità di cui all'art. 3, ovvero se registrato nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al DPR 28 dicembre 2000, n. 445.

4.1. Atti prodotti su supporto cartaceo.
Se il verbale di contestazione e gli atti ad esso collegati nascono in modalità analogica, cioè sono stati redatti, in originale. dall'accertatore su un supporto cartaceo, alla PEC deve essere allegata una copia per immagine su supporto informatico degli stessi.
Secondo l'art. 4 del DPCM citato, tale copia deve essere prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto. Tale operazione può essere effettuata previo raffronto dei documenti, oppure attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia.
Nel documento informatico così creato deve essere inserita l'attestazione di conformità all'originale. La medesima attestazione, in alternativa, può essere inserita su un documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia per immagine.
Il documento informatico deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

4.2. Atti realizzati come documento informatico.
Se il verbale di contestazione e gli atti ad esso collegati vengono prodotti direttamente fin dall'origine in formato elettronico, alla PEC deve essere allegato un duplicato o una copia informatica di esso.
Il duplicato (art. 5 DPCM), essendo prodotto con processi e strumenti che garantiscono che il documento contenga la stessa sequenza di bit dell'originale, non necessita di attestazione di conformità.
La copia, secondo l'art. 6 del DPCM, deve essere prodotta attraverso l'utilizzo di uno dei formati idonei previsti dall'allegato 2 (sono i formati aperti come ad es. PDF, PDF/A, TIFF, etc.), mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia alle informazioni del documento informatico di origine, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo. Analogamente al caso precedente del verbale realizzato con strumenti analogici, sulla copia così formata deve essere apposta l'attestazione di conformità che può essere inserita nel medesimo documento informatico contenente la copia, ovvero prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia o estratto informatico.
Anche il documento informatico così prodotto deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

5. Termini per la notifica mediante PEC.
Fermi restando i termini per notificare il verbale di cui all'art. 201 CdS, l'art. 5 del decreto recepisce il principio della separazione dei termini per il notificante e per il destinatario.
Pertanto, il verbale di contestazione si considera spedito, per gli organi di polizia stradale, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione, ai sensi dell'art. 6, comma 1, del DPR n. 68 del 2005, e notificato al destinatario nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna completa del messaggio PEC, ai sensi dell'art. 6, comma 5, del medesimo DPR 68/2005.
La ricevuta di avvenuta consegna, generata dal gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal destinatario, fa in ogni caso piena prova dell'avvenuta notificazione del contenuto del messaggio ad essa allegato, a prescindere dalla circostanza che il destinatario abbia effettivamente letto il contenuto del messaggio ed i suoi allegati. Dalla data in cui viene generata la predetta ricevuta, perciò, anche per il destinatario, decorrono i termini per l'effettuazione del pagamento o per il ricorso ad eventuali rimedi amministrativi o giurisdizionali.
Le ricevute predette devono essere conservate agli atti dell'ufficio mittente per il tempo previsto dalla vigente normativa in materia di scarto di atti d'archivio. Tuttavia, nel caso in cui siano accidentalmente distrutte o smarrite, le informazioni ad esse relative possono essere sostituite con quelle detenute dai gestori di posta elettronica certificata che, ai sensi dell'articolo 14, comma 2, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, sono sempre opponibili ai terzi e che, perciò, costituiscono ad ogni effetto prova dell'avvenuta notifica a mezzo PEC.

6. Notifica impossibile per cause imputabili al destinatario.
Se la notifica al domicilio digitale non va a buon fine per cause imputabili al destinatario (come, ad esempio, nel caso in cui la casella di posta non sia più attiva o sia in overquota), si dovrà procedere a notifica nei modi ordinari sempre nel rispetto dei termini indicati dall'art. 201 CdS.
In tal caso, ai documenti da notificare secondo le procedure ordinarie, deve essere allegata la ricevuta di accettazione e l'avviso di mancata consegna, con relativa attestazione di conformità degli stessi ai documenti informatici da cui sono tratti, ai sensi dell'art. 23, comma 1, CAD. Nella relazione di notificazione, sarà data informazione del tentativo di notifica effettuato a mezzo PEC e della relativa mancata consegna per cause imputabili al destinatario, con indicazione dell'indirizzo di posta elettronica certificata a cui è stata diretta la notificazione e dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto, ovvero delle modalità con le quali è stato comunicato dal destinatario.

Le Prefetture U.T.G. estenderanno il contenuto della presente ai Corpi o Servizi di Polizia Municipale e Provinciale.

IL DIRETTORE CENTRALE 
Sgalla

A cura dell'Ing. Tempesta Antonio Salvatore